Сократите расходы с помощью SAM
В этой статье, опубликованной The ITAM Review, Бертран Колин из Vector Networks расскажет, как с помощью проактивного управления программными активами (SAM) организация может снизить расходы на программное обеспечение.
Введение
Для многих организаций управление программными активами начинается с проведения аудита из-за боязни проверки и преследования правоохранительными органами. Однако, вложение денег по этой причине носит негативный характер и не позволяет говорить об инвестициях, т.к. не приносит никакой отдачи.
В противовес этому вложения в сбалансированную проактивную программу управления программными активами для большинства организаций приведет и к экономии, и повышению производительности.
Аудит соответствия (что в России часто называется инвентаризацией) – это внутренний подсчет установленных экземпляров приложений и сравнение с числом приобретенных лицензий. Проактивный же подход затрагивает более широкий круг вопросов:
- Какое количество лицензий действительно нужно для каждого приложения?
- Уже установленное программное обеспечение используется эффективно?
- У нас есть лицензии, которые мы можем использовать повторно?
- Для каких приложений приобретено избыточное число лицензий и можно снизить расходы при продлении подписки на обслуживание, обновление?
Управление программными активами (SAM) построенное таким образом позволяет и решить основную задачу – обеспечить соответствие, и получить дополнительные выгоды.
ЧАСТЬ 1. Расширьте границы аудита
Если Ваша организация готовится к проведению аудита, то необходимо рассмотреть более широкий круг вопросов, чем обычно:
- Определите какое программное обеспечение требуется организации, сформируйте политики в области использования приложений (см. далее) и развивайте их;
- Выявите неиспользуемое программное обеспечение, чтобы перераспределить лицензии;
- Организуйте регулярную инвентаризацию программного обеспечения для обеспечения 100% легальности и своевременного обновления;
- Организуйте централизованный реестр всех используемых приложений и лицензий для обеспечения соответствия.
Все эти активности нужны для оптимизации процессов управления программными активами.
Политики использования приложений
Все потребности организации в тех или иных приложениях должны быть описаны в регламенте, в котором фиксируется на каких компьютерах, с какой целью и какие именно приложения должны использоваться. Регламент может определять какие группы пользователей используют те или иные приложения, ссылаясь при этом на группы службы каталогов Active Directory или в выбранном организации программном средстве для управления ИТ-инфраструктурой и конфигурациями. Рекомендуется описывать в регламенте все приложения, присваивая им категории в отношении групп пользователей: обязательно для использования, допустимо использовать или запрещено к использованию.
Часть 2. Оптимизируйте SAM
Есть четыре основных фактора в управлении программными активами:
- Требования к приложениям – определите истинные требования организации в приложениях с точки зрения функциональности (редакций) и количества. Часто организации покупают, например, Microsoft Office Professional для всех рабочих мест только потому, что у нее нет никаких инструментов для определения четкого количества пользователей, которым требуется Microsofto Office и именно в редакции Professional;
- Владение лицензионными правами – если у организации децентрализованная структура закупок программного обеспечения, то документы, подтверждающие наличие прав, документация, дистрибутивы и пр. могут быть распределены по организации или даже потеряны, что уже является серьезным стимулом для внедрения управления программными активами;
- Инвентаризация приложений - какое количество приложений фактически установлено? Это очень важный вопрос для оптимизации SAM и средство инвентаризации должно давать на него точный ответ;
- Использование приложений – какое количество приложений из числа установленных действительно используется? Компьютер, который не используется, заметен, а приложения, которые не используются, но установлены и “лежат” на жестком диске, незаметны.
Оптимизацию программных активов можно считать успешно выполненной, если все четыре фактора синхронизированы и сбалансированы.
Часть 3. Ключевые бизнес-цели
Когда все данные о программных активах собраны и проанализированы, решения, касающиеся оптимизации, могут приниматься в соответствии с бизнес-целями организации и их приоритетами. К ключевым бизнес-целям можно отнести:
Соответствие законодательству (в России, в частности, Гражданскому Кодексу). Имея на руках информацию об используемых приложениях и имеющихся лицензиях можно сократить стоимость обеспечения соответствия законодательству за счет максимально эффективного использования имеющихся активов. Необходимо гарантировать, что все уже приобретенные лицензии используются, прежде чем закупать дополнительные лицензии.
Сокращение стоимости обслуживания. Каждая копия приложения на каждом компьютере требует обслуживания, которое сопряжено с денежными тратами. Все приложения, которые не используются или были установлены для выполнения разовой задачи, должны быть удалены, а их обслуживание отменено. Необходимо избегать трат на обслуживание приложений, которые не используются.
Повышение эффективности использования. Повышая эффективность использования можно перемещать приложения с компьютеров, где они не используются, на компьютеры, где они действительно необходимы. Но, можно не ограничиваться этим, а провести обучение пользователей и повысить их производительность. Необходимо понимать, что программное обеспечение должно увеличивать производительность и эффективность сотрудников.
Часть 4. Пути оптимизации
Всякий раз, когда хотя бы два фактора из четырех, упомянутых в 3-й части, не синхронизированы и не сбалансированы друг с другом, есть возможности для оптимизации. Организация может решить какие области следует улучшать или собрать полную информацию о всех четырех факторах и сначала расставить приоритеты.
Возможные проблемы
- Лицензий меньше, чем число установленных копий приложений: несоответствие законодательству, необходимо дозакупить лицензии или удалить некритичные копии приложений
- Лицензий больше, чем число установленных копий приложений: необходимо перераспределить лицензии, аннулировать их или перепродать, если это допускается условиями лицензионного соглашения
- Число установленных копий приложений меньше реальных потребностей: установка приложений выполняется не в соответствие с планом или некорректно учитывается число пользователей и их бизнес-требования
- Число установленных копий приложений больше реальных потребностей: установка приложений выполняется не в соответствие с планом
- Число лицензий не соответствует реальным потребностям: необходимо согласовать планы по закупкам с потребностями и планом по их изменению
- Число установленных копий больше числа используемых: необходимо согласовать планы по закупкам с потребностями и планом по их изменению
От переводчика: важно отметить, что в ряде случае избыточное число лицензий приемлемо, если это сделано намеренно, например, для заключения определенного лицензионного соглашения, в рамках которого организация получает дополнительные преимущества.
Часть 5. Три фазы оптимизации
Рис. 1. Оптимизация программных активов
Чтобы достичь целей SAM для всех четырех факторов необходимо выполнить три фазы оптимизации:
- Подготовка и обследование
- Анализ несоответствий и расстановка приоритетов
- Выполнение действий по оптимизации: установка или удаление приложений, консолидация закупок
Действия по оптимизации и приоритеты
В ниже приведенной матрице описан весь набор потенциальных действий на всех фазах оптимизации. Каждая организация может выбрать с чего именно следует начать с учетом ее бизнес-целей. Чтобы реализовать оптимизацию эффективно, необходимо использоваться соответствующие программные средства, которых сейчас на рынке достаточно много. Некоторые из них доступны в виде онлайн-сервисов, а также в виде временных версий для тестирования.
| Фактор | Обследование | Анализ | Действия |
| Число установленных копий (Инвентаризация) | Идентификация приложений, автоматически не обработанных средством инвентаризации. | Регулярное сопоставление результатов инвентаризации с числом лицензий. | Удаление или перемещение приложение для соответствия законодательству. |
| Необходимое число копий (политики использования приложений) | Сформируйте политики использования приложений совместно с пользователями и ИТ-отделами. | Регулярное сопоставление результатов инвентаризации и чисто используемых копий с политиками. | Регулярный пересмотр и обновление политик использования приложений, чтобы они отражали реальные требования к рабочим местам. |
| Число используемых копий (Мониторинг использования) | Небольшой объем первоначальных данных. | Регулярное выявление неиспользуемых копий приложений. | Выявление неиспользуемых копий и их перемещение на другие рабочие места или для использования в процессе обучения. |
| Число лиценщий (реестр лицензий) | Высокий объем начальных данных. Обеспечьте стабильное обновление данных. | Регулярное сопоставление результатов инвентаризации с числом лицензий. | Контроль корректности реестра лицензий, наличия в нем всех данных. |
Таблица 1. Матрица действий.
Часть 6. Короткий путь к преимуществам оптимизации
Давайте подведем итоги и определим короткий путь от понятия расширенного аудита непосредственно к бизнес-выгодам.
Шаг 1. Базовая инвентаризация
Выполните полную инвентаризацию оборудования и программного обеспечения. Это позволит получить:
- Данные о количестве компьютеров и экземпляров установленного программного обеспечения;
- Базовую информацию для планирования развертывания программного обеспечения и обновлений;
- Доступ к полным и точным данным, необходимым для поддержки пользователей.
Шаг 2. Общее число лицензий
Соберите данные об имеющихся лицензиях, которые можно использовать, без глубокого анализа истории покупок. Сравнение данных об имеющихся лицензиях с результатами инвентаризации позволяет судить о степени соответствия законодательству и планировать изменения, что для многих организаций является очень важной целью в краткосрочной перспективе.
Шаг 3. Выявление требований
Определите требования к лицензиям сформировав политики использования приложений. Выявите приложения, для которых в прошлом было приобретено избыточное число лицензий, а также приложения, назначение которых не вполне ясно. Это позволит выявить:
- Приложения, число установок которого избыточно, что позволяет удалить их и перераспределить лицензии;
- Приложения, отсутствие которых у пользователей теоретически приводит к снижению продуктивности их работы.
Кроме того, можно заложить хорошую основу для будущих закупок программного обеспечения, обеспечив гарантию, что требования к закупаемым продуктам соответствуют политикам использования приложений.
Шаг 4. Информация об использовании
Соберите информацию об использовании приложений. Часто для получения этой последней порции информации необходимо оценить “здравость” приобретения лицензий и самого процесса закупок, а также установки программного обеспечения. Сложно держать под контролем стоимость владения ИТ-инфраструктурой, в том числе компьютерами, серверами, программным обеспечением, не имея подтверждения того, что установленные приложения действительно установлены и востребованы пользователями.
Если бы вопрос касался только бесплатных приложений, то это можно было бы считать не столько экономически значимым, но когда речь идет о приложениях, которые стоят сотни долларов и должны быть установлены на сотни, а то и тысячи компьютеров, этот вопрос нельзя отодвигать на второй план.
